iDoc | Archivar Documentos

iDoc

iDoc CORE

Todos los documentos relacionados con las cargas y expediciones pueden ser archivados en la gestión documental iDoc CORE, con el objetivo de eliminar el papel físico y de acceder directamente a los documentos relacionados con las expediciones.

Los documentos que se archivan en la gestión documental iDoc CORE se asocian a las cargas, partidas, expediciones, facturas, remesas, etc. Esto permite consultar el documento directamente desde Gestfrut y evita tener que imprimirlos y archivarlos físicamente. Además, el documento que se archiva puede ser firmado digitalmente por lo que sustituye legalmente a la copia en papel.

Se puede cargar cualquier tipo de documento (.DOC, XLSX, .PNG, .JPG, etc) pero el formato recomendado es .PDF ya que es el formato más compacto, seguro y standard.

RECUERDE: Archive los documentos usando el formato .PDF . Es posible realizar la conversión a este formato directamente desde GestFrut utilizando un servicio en línea.

Estos documentos se guardan en una base de datos separada para garantizar que la velocidad de acceso no se vea afectada por el tamaño de los archivos adjuntos. El contenedor iDoc se encuentra en un servidor SQL separado y dimensionado para manejar este tipo de información.


Documentos INTERNOS archivados desde GestFrut.

Los documenos INTERNOS son aquellos que se crean desde dentro del GestFrut, por ejemplo el aviso de carga al proveedor, aviso al transportista, aviso al almacén de descarga, factura de mercancía emitida a un cliente, etc.

Cualquiera de los documentos generados por GestFrut se pueden archivar en iDoc CORE con un sólo click. Es posible configurar iDoc CORE para que cada vez que se envía un documento se archive de forma automática.

Enviar a iDoc

Algunos de los los documentos que se pueden archivar directamente son:

  • Aviso al proveedor
  • Aviso al almacen de carga
  • Aviso al cliente
  • Aviso al almacén de descarga
  • Aviso al transportista
  • Reclamación del proveedor
  • Factura proforma
  • Factura de Venta
  • Cuenta de Venta que se envía al proveedor
  • Remesas de cobro
  • Remesas de pago
  • Carta de Pago
  • Etc

RECUERDE: Todos los documentos internos se archivarán en iDoc CORE en formato PDF de forma automática.


Documentos EXTERNOS archivados desde fuera de GestFrut

Utilizando el botón que se muestra, se pueden importar cualquier tipo de documento: .PDF, Word, Excel, Imagen,etc.

RECUERDE: Puede adjuntar documentos a la carga, partida o expedición.

Adjuntos de una expedición

Se recomienda el formato .PDF, pero es posible adjuntar otros tipos de documentos.

La carga del adjunto se realiza seleccionando el archivo de su equipo local si usa el cliente TSPLUS, o bien arrastrando el archivo sobre la aplicación si se conecta con un navegador.

Los documentos adjuntados pueden ser descargados en cualquier momento uno a uno o por bloques.

Documento PDF EXTERNO adjunto a una carga.

Se dispone de un visor de .PDF y de .JPG integrado en GestFrut que permite ver el documento adjunto directamente sin tener que descargarlo. Los documentos de otro tipo será necesario descargarlos a su equipo para poder abrirlos localmente.

RECUERDE: Puede usar el contenedor iDoc CORE para guardar cualquier tipo de documento: videos, correos electrónicos, etc.

Si desea subir un archivo que no sea de tipo .PDF deberá usar el botón derecho del ratón cuando esté situado encima del botón de subir.

La lista de archivos disponibles que se mostrará es configurarle en cada instalación:

Tipos de formatos soportados para docuemtos adjuntos.


Ampliación web para zip

También es posible archivar el formato .ZIP, en este caso podemos subir el archivo ya comprimido o bien podemos comprimirlos cuando los subimos a GestFrut. Esto es útil, por ejemplo, cuando tenemos un grupo de fotos y queremos adjuntarlas a la expedición en un sólo archivo.


Firma de Documentos

Los documentos archivados en formato PDF pueden ser firmados con su firma digital, para conocer como subir y configurar su firma digital lea este enlace: Firma Digital. Los documentos firmados digitalmente sustituyen al papel físico legalmente. Puede descargar o enviar el PDF firmado directamente desde esta pantalla.

Firma Digital..


Conversión on-line

Se dispone de un convertidor a tipo .PDF integrado y online (https://www.online-convert.com/es) que le permitirá convertir con un sólo click una gran variedad de tipos de archivos a formato .PDF con el objetivo de reducir su tamaño y poder firmarlo digitalmente.

Los archivos que se adjuntan a las cargas y expediciones pueden ser de cualquier tipo, pero se recomienda usar el formato .PDF. Cuando el archivo que tenemos que adjuntar no es de tipo PDF podemos utilizar un el botón que se muestra para convertirlo a PDF con un sólo click.

Conversión online a PDF.

El conversor utiliza una plataforma online que proporciona unos servicios web completos para realizar la conversión a .PDF desde cualquier otro formato de archivo, entre otros:

  • Imágenes: .JPG, .PNG, .TIFF, .BMP, .EPS, .GIF
  • Documentos: .DOC, .DOCX, .XLSX, .RTF, .TXT, .PPT

El conversor se encarga de subir el archivo a la plataforma, esperar a que sea convertido, descargarlo y lo remplazarlo sobre el adjunto.

Proceso de conversion online.

Se pueden obtener mejoras del 90% en el espacio que ocupa el archivo original.


Contenedor iDoc

De la experiencia acumulada con nuestros clientes, hemos comprobado que las necesidades medias son:

  • Una expedición suele tener de media 10 documentos asociados: Avisos, Facturas, Liquidaciones, etc
  • Los documentos internos ocupan de 30 a 100 Kb cada uno.
  • Los documentos externos, una vez convertidos a PDF no exceden de 500 kb.

Ejemplo: Una empresa que hace 1000 expediciones por año, necesitará un contenedor de:

1000 Expediciones * 10 Documentos * 100 Kbytes = 1, 000, 000 Kbytes = 1.000 Mbytes = 1 Gbytes

El tamaño del contenedor se contrata adaptando a las necesidades actuales de cada empresa y es posible ampliarlo en cualquier momento.

Para optimizar el espacio en el contenedor iDoc se recomienda usar exclusivamente el formato .PDF, pero es posible configurar el servicio para que acepte otros formatos que necesite: .DOC, .XLS, .PNG, etc.

RECUERDE: Por cada 1000 expediciones necesitará 1 Gbyte para almacenar toda la documentación asociada.


Cliente de correo iDoc2Outlook

Se dispone de un complemento para Outlook que permite abrir un correo electrónico con adjuntos para poder archivarlo en iDoc CORE directamente contra la carga o expedición. Una vez instalado este complemento se mostrará un botón ‘Enviar a iDoc’ el cual permite identificar el tipo de mensaje y el documento (carga, partida, expedición, etc).

Cliente de correo

Los formatos soportados así como el tamaño máximo permitido se configuran en GestFrut dentro de Administracion/Auxiliares/Empresas.


Limitaciones de iDoc CORE

Esta gestión documental está diseñada para empresas de hasta 15 usuarios y tiene las siguientes limitaciones :

  • Máximo 64 Gbytes de capacidad en el contenedor iDoc ( Equivale a 64000 Expediciones).
  • Tamaño máximo de cada archivo que se adjunta 32 Mbytes.
  • No soporta los módulos OCR, SII ni CALIDAD.
  • No soporta el cliente de OUTLOOK para archivar correos electrónicos directamente.

Si estas restricciones son un problema para su instalación tendría que plantearse acceder al siguiente nivel, la gestión documental iDoc CLOVERDOC.

Resumen de la capacidad del contenedor iDoc CORE