iDoc OCR
Es posible automatizar la recepción de las cuentas de venta/liquidaciones que se reciben de los proveedores. En la recepción manual de una cuenta de venta, el operario comprueba que los importes son correctos y registra el número de la factura del proveedor y su fecha de factura. Este proceso se puede realizar de forma automática utilizando iDoc.
Como primer paso, el proveedor nos deberá indicar en alguna parte de su factura nuestro número de cuenta de venta. Esto no es un problema para el proveedor ya que el comercial de Gestfrut le envía la liquidación por mail cuando cierra un expediente y en esa liquidación aparece nuestro numero de cuenta de venta (por ejemplo C18M0011325).
Para la recepción automática de las cuentas de venta se habilita una cuenta de correo específica en CloverDoc para documentos recibidos.
Cuando se recibe por mail la factura que emite el proveedor (que debe coincidir con nuestra cuenta de venta) sólo habrá que reenviar ese mensaje a la cuenta de correo anterior. Si la factura se recibe en papel será necesario escanearla para enviarla a la cuenta de correo de documentos recibidos.
Todos los correos que llegan a esa cuenta serán procesados por el OCR para extraer la información necesaria del documento: Proveedor, Nro Factura, Fecha Factura, importes, etc. Esta información se actualizará en GestFrut de forma automática. La factura se registra como recibida si los importes son correctos.
Todos los documentos relaciones con la actividad de la empresa pueden ser archivados en CloverDoc de manera que se pueden consultar tanto desde GestFrut como de desde CloverDoc.
Los documentos relacionados con la parte comercial se asocia a las cargas, partidas y expediciones. Los documentos relacionados con la parte administrativa se asocian a la facturas de venta, facturas de compra, remesas, etc.
- Documentos internos archivados desde GestFrut.
- Documentos externos archivados desde CloverDoc.
El archivo de documento se pude hacer por tres elementos de grupo:
Documentos internos archivados desde GestFrut.
Puede ver la demostración del módulo de archivo para documentos internos en este vídeo de Youtube.
- - Avisos al proveedor
- - Avisos al almacén de Carga
- - Avisos al cliente
- - Avisos al almacén de descarga
- - Aviso al transportista
- - Reclamaciones al Proveedor
- - Facturas de Venta
Entre otros los documentos que se pueden archivar en iDoc son:
Envío.
RECUERDE: Es posible archivar varias versiones del mismo documento, de esta forma podemos tener por ejemplo todas las versiones enviadas de un misma factura.
Estos documentos se guardan en la plataforma web de CloverDoc y se asocian de forma automática a la carga, la partida y la expedición que corresponda. De esta forma es posible consultar desde la web de Cloverdoc todos los documentos de un expediente.
Registro documentos CloverDoc.
Cada vez que sube un documento a la plataforma de CloverDoc se registra una versión de dicho documento, es posible archivar por tanto todas las versiones de un mismo documento para tener constancia de las variaciones que pueda contener.
Documentos externos importados desde CloverDoc
Desde la pantalla de documentos de CloverDoc se dispone de un botón que permite subir cualquier tipo de documento en formato PDF o JPG.
Registro documentos CloverDoc.
En el formulario podemos arrastrar uno o varios archivos y deberemos de indicar los metadatos que correspondan: tercero, documento, carga, expedición, etc.
Estos documentos podrán ser consultados desde el GestFrut usando este botón:
Desde la plataforma también es posible visualizar/imprimir/enviar los documentos adjunto.
